Der Anti-Pitch: Meine Kunst nicht auf den Punkt zu sein
(Gastbeitrag) Nora Müller
Business Besties Gründerin
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Positionierung, Kundengewinnung und Marketing – diese Themen stehen bei den meisten Selbstständigen im Mittelpunkt ihres Business. Was dabei schnell zu kurz kommt, ist das Thema Organisation. Das läuft schließlich von allein, Strukturen und Prozesse sind grundsätzlich auch eher langweilig – oder? Du hast ja auch einen Kalender, den du zumindest alle paar Tage nutzt. Gute Organisation ist allerdings so viel mehr als ein Kalender oder auch ein digitales Organisationstool. Sie ist dein Kompass, der dir Klarheit und Fokus, aber auch eine wichtige Struktur in deiner Selbstständigkeit verleiht. Wie sich durchdachte Organisation positiv auf dein Business auswirken kann und wie auch du zum Orga-Profi wirst, verrate ich dir in diesem Artikel.
Der Fokus einer guten Organisation kann für jedes Business auf einem anderen Bereich liegen – etwa darauf, alle To Dos an einem Ort zu sammeln, private und berufliche Termine über einen Kalender zu verwalten oder Prozesse zu automatisieren.
Eines hat die Organisation jedoch für alle Selbstständigen gemeinsam: ihre positiven Auswirkungen in zahlreichen Bereichen des Business.
Bist du in deinem Arbeitsalltag gut organisiert, bringt das viele Vorteile mit sich. Aber wie wirst du jetzt zu dieser organisierten Person? Hier findest du einige Tipps, die du nach und nach umsetzen kannst.
Herrscht bei dir auch klassisches Zettelchaos und gehört eine längere Suche nach Notizen aus dem letzten Meeting mit deiner Kundin oder den neuen Ideen für deinen Blog auch regelmäßig zu deinem Alltag? Dann lohnt es sich, einen festen Ort für die verschiedensten Dinge zu schaffen:
Diese Liste lässt sich unendlich erweitern auf alle Informationen und Dateien, die du für dein Business benötigst. Einen zentralen, digitalen Ablageort für all deine Ideen und Themen kannst du beispielsweise in Notion (alternativ in Asana, Trello oder ähnlichen Tools) erschaffen, um die volle Übersicht auf einen Blick zu erhalten. Zusätzlich lohnt sich eine smarte Ordnerstruktur auf deinem PC, damit du Dateien & Co. jederzeit wiederfindest.
Feste Workflows und Routinen helfen dir nicht nur dabei, Zeit zu sparen, sondern sorgen auch dafür, dass in deinem Business verschiedene Dinge einheitlich ablaufen. Workflows kannst du beispielsweise als Checklisten oder Vorlagen festhalten – für das Onboarding neuer Kunden, für Projekte oder auch für deinen eigenen Content. So trittst du sowohl im Eigenmarketing als auch gegenüber Kunden sicher und konsistent auf. Zusätzlich lohnt es sich, Routinen zu erarbeiten, mit denen du sowohl den Fokus auf dein eigenes Business als auch auf die Kundenarbeit legen kannst. Einige Beispiele:
Gerade im Bereich Organisation bieten dir viele Unternehmen das vermeintlich beste Tool an – ob für die Aufgabenplanung, Zeitmanagement oder Kundenarbeit. Was dir so jedoch schnell passieren kann: Du verlierst dich in zu vielen Tools und arbeitest letztendlich weniger produktiv als mit Notizbuch und Stift. Deshalb gilt der Grundsatz: Nutze so viele Tools wie nötig, aber so wenig wie möglich. Das kann beispielsweise so aussehen:
Damit du deine eigenen Routinen einhalten kannst und zum Beispiel nicht regelmäßig aus deiner Fokusarbeitszeit herausgerissen wirst, benötigst du Grenzen, die auch dein Umfeld und deine Kunden kennen. Legst du etwa fest, dass deine Kommunikation ausschließlich per Mail laufen soll, weise deine Kunden darauf und auf deine Antwortzeiten hin. Auch feste Zeiten für deine telefonische Erreichbarkeit können bereits helfen und dir mehr Sicherheit geben.
Je konkreter deine Ziele sind und je konkreter du weißt, wie dein Weg dorthin aussieht, desto besser erreichst du diese Ziele auch. Das gilt sowohl für Jahres- als auch Monats-, Wochen- oder Tagesziele. Nimm dir regelmäßig die Zeit, deine Ziele zu definieren, sie zu reflektieren und erarbeite Actionpläne. Brich deine Ziele dabei in Zwischenziele und kleine Schritte herunter und arbeite so strukturiert auf sie hin. Kleine Schritte sorgen außerdem dafür, dass Ziele erreichbarer erscheinen, deine Motivation und dein Ehrgeiz steigen.
Nimm dir jeden Morgen, sobald du dich an den Schreibtisch setzt, ein wenig Zeit, um in den Tag hereinzukommen. In dieser Zeit notierst du dir die To Do Punkte für diesen Tag, priorisierst die wichtigsten Aufgaben und bringst alle Punkte in eine Reihenfolge: die dringenden und wichtigen Aufgaben zuerst, die wenig dringenden und unwichtigeren Aufgaben ganz zum Schluss. So musst du über den Tag keine Entscheidungen mehr treffen, sondern kannst einfach deine Liste abarbeiten und dich voll auf die jeweiligen Aufgaben fokussieren.
Damit du deine Planung einhalten kannst und nicht regelmäßig in Chaos und Stress versinkt, sind durchdachte Deadlines das A und O. Natürlich wirst du auch bei guter Planung stressige Phasen erleben, allerdings siehst du sie so schneller kommen und kannst entsprechend reagieren. Vor allem bei Deadlines gilt: Plane Puffer ein. Schließlich bist du keine Maschine – du bist mal unproduktiv, unmotiviert oder ein Projekt ist doch umfangreicher, als du erwartet hattest. Planst du solche Zeiten von Anfang an ein, kommt mehr Ruhe in dein Business.
Funktionieren deine Prozesse, deine Routinen und deine Workflows? Hast du sinnvolle Grenzen gesetzt und kommuniziert? Hältst du sie selbst ein? Die Organisation in deinem Business ist nie in Stein gemeißelt – sie soll dich voranbringen und nicht ausbremsen. Umso wichtiger ist es also, dass du regelmäßig in die Reflexion gehst. Im gleichen Zug kannst du zu diesem Zeitpunkt auch deine Ziele und deinen Fortschritt reflektieren.
Notion eignet sich optimal als Planungstool – sowohl für deinen Content als auch dein Business im Allgemeinen. Da du dein Dashboard vollständig individuell nach deinen Vorstellungen und Bedürfnissen gestalten kannst, bringt es zahlreiche Vorteile für dich:
Einblicke in Notion – das kannst du im Tool abbilden:
Aus all den verschiedenen Bereichen ergibt sich ein umfassender und vollständiger Überblick über dein Business. Du machst Schluss mit Fragen wie “Welchen Onlinekurs habe ich nochmal gekauft und wie weit bin ich da?” oder “Welche Testimonials habe ich und wie darf ich sie verwenden?“. Stattdessen hast du schnellen Zugriff auf alle Business-relevanten Themen und behältst jederzeit den Überblick.
Mein Tipp: Der Magic Content & Biz Planer
Du hast keine Lust, dir mühselig dein eigenes Organisations-System für deine Selbstständigkeit zu bauen? Dann nimm doch einfach meins! Viele Selbstständige machen sich mit dem Magic Biz Planer und dem Magic Content Planer das Leben leichter und möchten nicht mehr ohne. Wie das funktioniert? Mach dir selbst ein Bild!
Das kann der Magic Biz Planer
Das kann der Magic Content Planer
Klarheit, Fokus und Wachstum sind nur wenige der Gründe, aus denen gute Organisation dein Business nachhaltig voranbringt. Dabei muss Organisation auch gar nicht schwierig sein – beginne zum Beispiel damit, dir erste Routinen für deinen Arbeitstag aufzubauen, kreiere erste Workflows, etwa für das Onboarding neuer Kunden und mach dich auf die Suche nach einem Tool, in dem du deine Strukturen abbilden kannst. Organisiert heißt, zu wissen, wo welche Ressourcen zu finden sind, wann etwas gemacht werden muss und was als Nächstes ansteht. Daher ist eine gute Planung und regelmäßige Auseinandersetzung mit den eigenen Zielen das A und O – nicht nur für eine gute Organisation, sondern auch für langfristigen Erfolg in der Selbstständigkeit.
(Gastbeitrag) Nora Müller
(Gastbeitrag) Sarah Rodemer
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